La administración por proyectos la utilizan las empresas públicas, privadas y del sector social, cuando se tiene una tarea o proceso específico a realizar. En ocasiones se contrata a terceros para realizar tareas que las empresas por sus características propias no desean realizar. Por necesidades propias del servicio de una empresa asigna proyectos a otras, evitando así la contratación de más personal. En México, este proceso, denominado outsourcing, fue aprobado en la Ley Federal del Trabajo. Esta ley faculta a las empresas a la subcontratación. Anteriormente ya existía el outsourcing en la práctica, no estaba expresamente autorizado por la ley.
La administración de proyectos es muy útil para las empresas porque pueden definir objetivos, asignar recursos y personal para lograr objetivos en un tiempo predeterminado. En muchas ocasiones es preferible contratar personas o empresas externas a una institución para realizar un proyecto.
Los administradores de proyectos definen las relaciones de precedencia que existen entre las tareas; es decir, deben identificar que tareas suceden a otras tareas. Suponiendo que la tarea A debe precedes a la tarea B, se pueden definir cuatro tipos de relaciones de precedencia:
Terminación a inicio: la tarea B no puede iniciar hasta que la tarea A haya terminado.
Inicio a inicio: la tarea B no puede iniciar hasta que la tarea A haya iniciado.
Terminación a terminación: la tarea B la tarea B no puede terminar hasta que la tarea A se haya terminado.
Inicio a terminación: la tarea B no puede terminar hasta que la tarea A haya iniciado.
La mayor parte de los paquetes de software permiten al usuario especificar el tipo de relación de precedencia; la relación predeterminada en la mayoría de los casos es la relación terminación a inicio. El usuario puede normalmente puede especificar un retraso entre el inicio/terminación de la tarea A y el inicio/terminación de la tarea B.